2　前項に規定するもののほか、この規程において使用する用語は、管理規則において使用する用語の例による。

2　職員は、出張その他で不在となる場合は、あらかじめ文書の処理状況を直属の文書管理者に申し出なければならない。

3　前項の申出を受けた文書管理者は、他の職員に当該文書の処理を命ずる等大学法人の事務が渋滞しないようにしなければならない。

2　文書記号は、別表第1のとおりとする。

3　文書番号は、毎年4月1日をもって更新する。ただし、年度内に事業が完結しないものについては、法人文書ファイル等として完結するまで引き続き同一の番号を用いることを常例とする。

4　収受した文書に基づく起案文書の文書番号は、その収受した文書に付された文書番号と同一とする。

2　次の各号に掲げるものは、所掌課等において接受するものとする。

2　各文書管理担当者は、文書の保存と所在の管理を行うとともに、所定事項について文書管理システム登録を行う。

3　書留等特殊郵便物は、封かんのまま特殊郵便物接受簿(別記様式第1号)に所定の事項を記入し、名あて人又は文書管理担当者の受領印又は署名を徴して配付する。

4　誤配された文書は、遅滞なく文書担当課等に返付し、文書担当課等は改めて接受の手続を行い、直ちに所掌課等の文書管理担当者に配付しなければならない。

2　文書の主管の課又は部が判明しないものについては、次の各号のとおり取り扱うものとする。

2　起案文書の表紙には、香川大学原議書(別記様式第2号。以下「原議書」という。)を用いなければならない。ただし、特定の用途等に使用するものとして予め副総括文書管理者の承認を得たときは、原議書の様式を一部変更して使用することができる。

3　前項の規定にかかわらず、電子決裁による起案は、原議書を使用せずに行うことができるものとする。この場合、起案は、件名、起案者、決裁者、起案日、決裁日及び発送日等を電子的に記録することができる方法により行うものとする。

4　起案者は、起案文書の作成時及びその文書が完結したとき(その文書が法人文書ファイル等に至った場合をいう。以下同じ。)は、文書管理システムに所定の事項及び法人文書ファイル管理簿項目を登録するものとする。

2　同一の文例によって作成ができる文書は、あらかじめその文例を伺い定めしたうえ、使用することができる。

3　前項により使用することができる文書は、副総括文書管理者に報告しなければならない。

4　供閲文書は、原議書を用い又は適宜の方法により、上司及び関係する課等の閲覧に供さなければならない。

2　文書担当課等の文書管理担当者又は国立大学法人香川大学公印規程第5条に規定する公印管守者は、起案文書に違式、誤り、脱字又は公文用語上不適当なものがあるときは、重要な事項にわたる場合を除き訂正することができる。

2　合議を省略する文書は、原議書に合議を省略する旨を記入しなければならない。

3　合議を受けた課等は、速やかに上司の承認を経て、所掌課等に起案文書を回付しなければならない。ただし、簡易なものについては、上司の承認を省略することができる。

4　合議を受けた課等において、起案文書を訂正する必要があると認めるときは、所掌課等と協議しなければならない。

5　前各項の規定にかかわらず、必要に応じて電子決裁等により合議を行うことができる。

2　学外あて発送文書のうち、文部科学省、文部科学省関係機関等に発信する文書及び所掌課等の長が公印の押印の省略が適当と認めた文書は、公印の押印を省略することができる。

3　公印の押印を省略する文書は、原議書を用いる際に、公印を省略する旨を記載しておくとともに、当該文書の発信名義の下に「(公印省略)」と明記しなければならない。

2　所掌課等は、学内相互間の文書を電子掲示板等に掲示することによって、前項第1号ただし書による発送に代えることができる。

3　法人文書ファイル等のうち、法人文書ファイルにおいては、発送又は第1項第2号の保存をもって、及び単独で管理する法人文書においては、第1項第3号の登録をもって、それぞれ完結したものとする。

4　完結文書の保存については、管理規則に定めるところによる。

2　秘密文書は、秘密保全の必要度に応じて、当該文書にその区分を明示するものとする。

3　職員は、秘密文書を複製してはならない。ただし、複写部数とその所在を明らかにした書面をもって文書管理者の承認を得たときは、複製することができるものとする。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年6月14日から施行し、平成17年6月1日から適用する。

この規程は、平成18年4月13日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年9月30日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

この規程は、平成24年1月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成25年7月1日から施行し、平成25年4月1日から適用する。

この規程は、平成26年10月1日から施行し、平成26年4月1日から適用する。

この規程は、平成27年5月1日から施行し、平成27年4月1日から適用する。

この規程は、平成27年11月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年9月16日から施行する。

この規程は、平成29年3月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年10月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和元年5月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年10月16日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年10月1日から施行する。

この規程は、令和4年2月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年10月1日から施行する。

この規程は、令和5年7月11日から施行する。