2　総括文書管理者は、学長が指名する理事をもって充てる。

3　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

2　副総括文書管理者は、企画総務部総務課長をもって充てる。

3　副総括文書管理者は、前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

4　部局等にそれぞれ主任文書管理者1名を置き、当該部局等の長をもってあてる。

5　主任文書管理者は、総括文書管理者の命により、必要に応じて当該部局等における意思の形成過程を示す文書の管理に関する事務を指導助言する。

2　文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

3　文書管理担当者は、文書管理者が指名し、各課等の課長補佐又は係長等をもって充てる。

4　文書管理者は、文書管理担当者を指名後、速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。

5　文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。

6　前5項の規定にかかわらず、教育・研究関係文書の管理に当たっては、部局等の長を文書管理者とし、当該部局等の教員を文書管理担当者とする。

2　前項の監査においては、学長が指名する監査責任者が別に定める本学の業務監査体制に則って行う。

2　前条の文書主義の原則に基づき、本学内部の打合せや本学外部の者との折衝等を含め、別表第1に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については、文書を作成するものとする。

3　法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。

2　本学の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、本学の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。

3　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

4　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2　文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。

3　第11条第1号の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。

4　第11条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

5　第11条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

6　第11条第1号の保存期間の設定においては、前2項の規定に該当するものを除き、次の各号に該当する文書について保存期間を1年未満とすることができる。

7　第11条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。

8　第11条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

9　第11条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

10　第11条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

11　第3項、第8項及び第9項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。

12　第8項及び第10項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。

2　保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。

2　法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。

2　法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、広報室に備えて一般の閲覧に供しなければならない。

3　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

2　前項の記載に当たっては、公開法第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

3　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。)に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿(別紙様式第3号)に記載しなければならない。

2　前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。

3　総括文書管理者は、前項の確認を行う際には、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第1項の措置の変更等の必要な対応を行うものとする。

2　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

2　文書管理者は、保存期間を1年未満とする法人文書ファイル等であって、第13条第6項各号に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第4項、第5項及び第7項に該当しないかを確認した上で、廃棄するものとする。この場合、本学は、あらかじめ定めた一定の期間の中で、本項に基づき、どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し、当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。

3　文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当する特定歴史公文書として国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、法第11条第5項に基づき国立公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。

4　文書管理者は、法人文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。

2　監査責任者は、前項の法人文書の管理状況について、原則として毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3　総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等に応じて、学長に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。

2　法第33条第2項の措置及び文書管理者の異動の場合の手続については、第14条の保存要領で定める。

1　この規則は、平成23年4月1日から施行する。

2　前項に掲げる施行の日から当分の間、第16条第1項中、「文書管理システム」とあるのは、「磁気ディスク」と読み替えるものとする。

3　この規則の施行の前日までに改正前の公開法に基づき調製された帳簿は、法人文書ファイル簿とみなす。

4　前項の帳簿に記載されている事項であって、法第11条第2項に定める記載に相当するものは、同項の規定により記載されたものとみなす。

5　前項により難いため、当分の間、その記載することが困難な事項を記載していない法人文書ファイル管理簿は、第23条の報告において、施行令附則第5条に基づき、記載しない事項、当該事項を記載することが困難である理由及び当該記載を予定する日を明記する。

6　国立大学法人香川大学文書管理規程(平成16年制定)は、第2条及び第4条第4項を除き、当分の間、その効力を停止する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

1　この規則は、平成31年4月1日から施行する。

2　この規則の施行により、国立大学法人香川大学法人文書管理規程(平成16年4月1日施行)及び国立大学法人香川大学標準文書保存期間基準作成要領(平成26年4月1日施行)は、廃止する。

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

令和5年9月1日から施行し、令和4年10月1日から適用する。

この規則は、令和5年10月1日から施行する。