○国立大学法人香川大学個人情報管理に関する要項
平成29年11月24日
(趣旨)
第1条 国立大学法人香川大学における個人情報の管理に関しては、国立大学法人香川大学個人情報管理規則(以下「規則」という。)及びこの要項の定めるところによる。
2 個人情報とは、個人情報の保護に関する法律に定める生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別することができる情報をいう。また、他の情報と容易に照合することにより、特定の個人を識別できるものも含めるものとする。
2 保護管理責任者は、前項の規定により報告されたときは、総括保護管理者に報告するものとする。
(管理体制)
第3条 保護管理者は、規則第3条第5項の規定により保護担当者を指名又は変更したときは、別紙2により保護管理責任者に報告するものとする。
2 保護管理責任者は、保護管理者又は保護担当者の指名又は変更があったときは、別紙3により総括保護管理者に報告するものとする。
(保有個人情報の取扱い)
第4条 保護管理者は、規則第7条の規定による利用者等を別紙4により保護管理責任者に報告するものとする。
2 保護管理者は、規則第7条第4項第3号の規定により職員に保有する個人データの学外への配付、持ち出しを許可するときは、別紙5により通知するものとする。
3 保護管理責任者は、規則第11条の規定により作成する個人情報ファィル取扱台帳は、別紙6により作成するものとする。
(保有個人情報の学生等の利用)
第5条 保護管理者は、規則第12条の規定による学生等の利用の許可に際し、職員に別紙7により届出をさせ、保護管理責任者に提出するものとする。
2 保護管理責任者は、前項の届出を許可するときは、別紙8により通知するものとする。
(1) 保護管理者は、個人データの外部への提供に際し、職員に別紙9により届出をさせ、保護管理責任者の指示を受けるものとする。
(2) 保護管理者は、個人データの取扱業務の外部への委託に際し、職員に別紙10により届出をさせ、保護管理責任者及び総括保護管理者を通じて学長へ連絡し、学長の指示を受けるものとする。
(第三者提供に係る記録事項等)
第7条 規則第31条の3第1項の個人情報保護委員会規則に定める事項は次に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号の定める事項とする。(別紙11)
イ 当該個人データを提供した年月日
ロ 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人。第11条第1項第3号において同じ。)の氏名(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)
ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
ニ 当該個人データの項目
(2) 規則第31条第1項又は規則第31条の2第1項の規定により個人データを第三者に提供した場合 次のイ及びロに掲げる事項
イ 規則第31条第1項又は規則第31条の2第1項の本人の同意を得ている旨
2 前項各号に定める事項のうち、既に作成した規則第31条の3第1項の記録(当該記録を保存している場合におけるものに限る。)に記録されている事項と内容が同一であるものについては、規則第31条の3第1項の当該事項の記録を省略することができる。
3 本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって規則第31条の3第1項の当該事項に関する記録に代えることができる。
4 規則第31条の3第2項の個人情報保護委員会規則が定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1) 前項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間
(2) 前号以外の場合 3年
(第三者提供を受ける際の確認)
第8条 規則第31条の4第1項の規定による同項第1号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法とする。
2 規則第31条の4第1項の規定による同項第2号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法とする。
3 前2項の規定にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して既に前2項に規定する方法による確認(当該確認について記録を保存している場合に限る。)を行っている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る規則第31条の4第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。
(第三者提供を受ける際の記録事項等)
第9条 規則第31条の4第3項の個人情報保護委員会規則で定める事項は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項とする。(別紙12)
イ 個人データの提供を受けた年月日
ロ 規則第31条の4第1項各号に掲げる事項
ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
ニ 当該個人データの項目
ホ 個人情報保護法第27条第4項の規定により公表されている旨
(3) 個人関連情報取扱事業者(個人関連情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、規則第2条第11項に掲げる者を除く。以下同じ。)から規則第31条の5第1項の規定による個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得した場合 次のイからニまでに掲げる事項
イ 個人情報保護法第31条第1項第1号の本人の同意が得られている旨及び外国にある個人情報取扱事業者にあっては、同項第2号の規定による情報の提供が行われている旨
ロ 規則第31条の4第1項第1号に掲げる事項
ハ 第1号ハに掲げる事項
ニ 当該個人関連情報の項目
2 前項各号に定める事項のうち、既に作成した規則第31条の4第3項の記録(当該記録を保存している場合におけるものに限る。)に記録された事項と内容が同一であるものについては、規則第31条の4第3項の当該事項の記録を省略することができる。
3 本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって規則第31条の4第3項の当該事項に関する記録に代えることができる。
4 規則第31条の4第4項の個人情報保護委員会規則に定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1) 前項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して1年を経過する日までの間
(2) 前号以外の場合 3年
5 第1項に規定する事項は、別紙12により記録するものとする。
(個人関連情報の第三者提供を行う際の確認)
第10条 規則第31条の5第1項の規定による同項第1号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人関連情報の提供を受ける第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法とする。
2 規則第31条の5第1項の規定による同項第2号に掲げる事項の確認を行う方法は、同号の規定による情報の提供が行われていることを示す書面の提示を受ける方法その他の適切な方法とする。
3 前2項の規定にかかわらず、第三者に個人関連情報の提供を行うに際して既に前2項に規定する方法による確認(当該確認について記録を保存している場合に限る。)を行っている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る規則第31条の5第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。
(個人関連情報の第三者提供を行う際の記録事項等)
第11条 規則第31条の5第3項において準用する規則第31条の4第3項の個人情報保護委員会規則に定める事項は、次に掲げる事項とする。(別紙13)
(1) 規則第31条の5第1項第1号の本人の同意が得られていることを確認した旨及び外国にある第三者への提供にあっては、同項第2号の規定による情報の提供が行われていることを確認した旨
(2) 個人関連情報を提供した年月日
(3) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(4) 当該個人関連情報の項目
2 前項各号に定める事項のうち、既に作成した規則第31条の5第3項において準用する規則第31条の4第3項の記録(当該記録を保存している場合におけるものに限る。)に記録された事項と内容が同一であるものについては、規則第31条の5第3項において準用する規則第31条の4第3項の当該事項の記録を省略することができる。
3 規則第31条の5第1項の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人関連情報を第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって規則第23条第3項において準用する規則第31条の4第3項の当該事項に関する記録に代えることができる。
4 規則第31条の5第3項において準用する規則第31条の4第4項の個人情報保護委員会規則に定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1) 前項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人関連情報の提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間
(2) 前号以外の場合 3年
(点検の実施)
第12条 保護管理者は、規則第38条第1項の規定により、毎年5月及び随時に点検するものとし、その結果を別紙14により保護管理責任者に報告するものとする。
(雑則)
第13条 この要項の規定によるもののほか、各部局等で要項等を定めるものとする。
附則
1 この要項は、平成29年11月24日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
2 この要項の施行により、個人情報の管理に関する指針(平成20年2月21日制定)は廃止する。
附則(令和元年5月1日)
この要項は、令和元年5月1日から施行する。
附則(令和4年4月21日)
この要項は、令和4年4月21日から施行し、令和4年4月1日から適用する。
