○国立大学法人香川大学における情報通信技術を活用した手続等の推進に関する規程
令和4年2月1日
(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人香川大学(以下「大学法人」という。)において、情報通信技術を利用する方法により申請、届出その他手続等を行うために必要となる事項を定めることにより、学生、教職員その他手続等を行う者の利便性の向上を図るとともに、事務及び業務処理の簡素化及び効率化に資することを目的とする。
(1) 学内規則等 国立大学法人香川大学における規則等の基準に関する規則及び国立大学法人香川大学の要項等に関する規程に定める学則、規則、規程、細則、要項、内規及び申合せをいう。
(2) 書面等 書面、書類、文書、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形その他の人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。
(3) 署名等 署名、記名、自署、連署、押印その他氏名又は名称を書面等に記載することをいう。
(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(5) 電子情報処理組織 大学法人の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と申請等をする者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した次に掲げる機能を備えた電子情報処理組織をいう。
ア 大学法人が交付するソフトウェア又は大学法人の使用に係る電子計算機から入手したソフトウェアを用いて、大学法人の使用に係る電子計算機から入手した様式に入力できる機能又はその他大学法人が指定した様式に入力できる機能
イ 大学法人の使用に係る電子計算機と通信できる機能
(6) 申請等 申請、届出その他の学内規則等の規定に基づき大学法人に対して行われる通知をいう。
(7) 通知等 通知その他の学内規則等の規定に基づき大学法人が行う通知をいう。
(8) 縦覧等 学内規則等の規定に基づき大学法人が書面等又は電磁的記録に記録されている事項を縦覧又は閲覧に供することをいう。
(9) 作成等 学内規則等の規定に基づき大学法人が書面等又は電磁的記録を作成し、又は保存することをいう。
(10) 手続等 申請等、通知等、縦覧等又は作成等をいう。
(11) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(12) 電子証明書 申請等を行う者又は大学法人が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項がこれらの者に係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいう。
(電子情報処理組織による申請等)
第3条 申請等のうち当該申請等に関する他の学内規則等の規定において書面等により行うこととしているものについては、当該学内規則等の規定にかかわらず、電子情報処理組織を使用する方法により行うことができる。
2 前項の規定により行われた申請等については、当該申請等を書面等により行うものとして規定した申請等に関する学内規則等に規定する書面等により行われたものとみなして、当該学内規則等の規定を適用する。
4 第1項の場合において、大学法人は、当該申請等に関する他の学内規則等の規定において署名等をすることが規定されているものについては、当該学内規則等の規定にかかわらず、申請者等を確認できる方法(ID・パスワード・電子証明書等)に代えることができる。
(1) 当該申請等に添付すべきこととされている書面等
(2) 電磁的記録に記載又は記録されている事項
(3) 電磁的記録に記載又は記録すべき事項
(電子情報処理組織による通知等)
第5条 通知等のうち当該通知等に関する他の学内規則等の規定において書面等により行うこととしているものについては、当該学内規則等の規定にかかわらず、電子情報処理組織を使用する方法により行うことができる。
2 前項の規定により行われた通知等については、当該通知等を書面等により行うものとして規定した通知等に関する学内規則等に規定する通知等により行われたものとみなして、当該学内規則等の規定を適用する。
4 第1項の場合において、大学法人は、当該通知等に関する他の学内規則等の規定において署名等をすることが規定されているものについては、当該学内規則等の規定にかかわらず、通知等を確認できる方法(電子署名等)に代えることができる。
(通知等の入力事項等)
第6条 大学法人は、通知等を受ける者が、電子情報処理組織を使用する方法により当該通知等を受けられることが明らかな場合に限り、前条第1項の規定により当該通知等を行うことができる。
2 大学法人が、前項の規定により電子情報処理組織を使用する方法により通知等を行うときは、当該処分通知等につき書面等に記載すべきこととされている事項を大学法人の使用する電子計算機から入力し、大学法人の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録して送信しなければならない。
(電磁的記録による縦覧等)
第7条 縦覧等のうち当該縦覧等に関する他の学内規則等の規定において書面等により行うこととしているもの(申請等に基づくものを除く。)については、当該学内規則等の規定にかかわらず、書面等の縦覧等に代えて当該書面等に係る電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類の縦覧等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた縦覧等については、当該縦覧等を書面等により行うものとして規定した縦覧等に関する学内規則等に規定する書面等により行われたものとみなして、当該学内規則等の規定を適用する。
(電磁的記録による作成等)
第9条 作成等のうち当該作成等に関する他の学内規則等の規定において書面等により行うこととしているものについては、当該学内規則等の規定にかかわらず、書面等の作成等に代えて当該書面等に係る電磁的記録の作成等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた作成等については、当該作成等を書面等により行うものとして規定した作成等に関する学内規則等に規定する書面等により行われたものとみなして、当該学内規則等の規定を適用する。
3 第1項の場合において、大学法人は、当該作成等に関する他の学内規則等の規定により署名等をすることとしているものについては、当該学内規則等の規定にかかわらず、大学法人と確認できる方法(電子署名等)に代えることができる。
(作成等の方法)
第10条 大学法人は、前条第1項の規定により電磁的に記録の作成等を行う場合においては、当該作成等につき書面等に記載すべきこととされている事項を大学法人の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製する方法により行うものとする。
(雑則)
第11条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施に必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和4年2月1日から施行する。