○国立大学法人香川大学及び香川大学における職員の通称名等の使用に関する要項
令和8年4月1日
(趣旨)
第1条 この要項は、国立大学法人香川大学及び香川大学(以下「本学」という。)に在職する職員(以下「職員」という。)の戸籍上の氏名(外国籍の者については、外国人住民に係る住民票又は旅券上の氏名をいう。以下同じ。)以外の氏名(以下「通称名」という。)及び戸籍とは異なる自認する性別(以下「自認する性別」といい、「通称名」と合わせて「通称名等」という。)の使用に関し必要な事項を定める。
(各部局等における担当)
第2条 各部局等における通称名等に関する担当は別表のとおりとする。
(通称名等の使用の申出ができる場合)
第3条 次の各号に掲げる場合は、通称名等の使用の申出ができる。
(1) 婚姻等により戸籍に記載された氏名を変更した職員が旧姓を使用する場合
(2) 外国籍の職員が住民票に記載されている通称名を使用する場合
(3) 自認する性に基づいて通称名等を使用する場合
(4) 前各号に掲げるもののほか、職員に通称名等を使用させることが適当と学長が認める場合
(通称名等の使用ができる文書)
第4条 通称名等の使用ができる文書は、本学が作成する文書等とする。ただし、次の各号に掲げるものを除く。
(1) 法令又は国の機関の所管する制度等により戸籍上の氏名又は性別を使用することとされているもの
ア 給与支給関係文書(職員別給与簿、基準給与簿、給与支給明細書等)
イ 税金関係文書(源泉徴収票、扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等)
ウ 共済事業関係文書(組合員証、被扶養者申告書、各種給付金請求書、各種福祉事業申込書等)
エ 財形貯蓄関係文書
オ 公用旅券関係文書(公用旅券発給請求書)
カ 訴訟関係文書
キ 保険関係文書(生命保険、厚生年金、健康保険等の社会保険、雇用保険等)
(2) その他、学長が戸籍上の氏名又は性別を使用することが適当と認めるもの
2 通称名等使用の申出があった場合は、通称名等のみの使用を認める。ただし、文書の性質上、戸籍上の氏名、性別及び通称名等を併記することが必要な文書並びに併記した方が事務処理上効率的である文書については併記を認める。
(通称名等の使用の申出)
第5条 通称名等の使用を希望する職員は、通称名等使用申出書(様式1)に記入し、所属部局等の担当を通じて、企画総務部人事企画課へ提出する。ただし、プライバシーに配慮し、通称名等の使用を希望する職員が、直接、企画総務部人事企画課へ提出することも可能とする。
2 戸籍上の氏名、性別と通称名等について当該職員の同一性の確認がとれ次第、当該職員は通称名等を使用することができる。
3 本学採用予定の者が採用後通称名等使用を希望する場合は、第1項「職員」とあるのは「採用予定者」、「所属部局等」とあるのは「採用予定部局等」と読み替えて、これを適用する。
(通称名等の使用の中止)
第6条 通称名等の使用を認められた職員が、使用の中止を希望するときは、通称名等使用中止申出書(様式2)に記入し、所属部局等の担当を通じて、企画総務部人事企画課へ提出する。ただし、プライバシーに配慮し、通称名等の使用の中止を希望する職員が、直接、企画総務部人事企画課へ提出することも可能とする。
2 当該職員は、その時点から戸籍上の氏名、性別を使用することができる。
(記録)
第7条 通称名等の使用に関する通称名等使用開始年月日及び通称名等使用中止年月日等の必要な記録は、人事記録備考欄に記載する。
(通称名等使用に伴う証明等)
第8条 通称名等の使用を認められた職員が、戸籍上の者と同一人物であることを証明する必要が生じた場合は、本人が自らの責任において証明するものとする。ただし、通称名等使用によって作成された文書等の氏名又は性別と戸籍上の氏名又は性別の同一性について証明依頼があった場合は、本学が通称名等の使用を認めていることを記載した文書(様式3)を交付する。
(離職後の取扱い)
第9条 離職後に発行する証明書等に記載する通称名等は、当該職員の離職時における人事記録の通称名等とする。ただし、離職後、戸籍上の氏名又は性別を変更した場合はこの限りではない。
(その他)
第10条 各部局等における業務運営に必要な免許又は申請等に使用する通称名等については、本要項によらず、当該部局等が関係機関と調整の上、取り扱う。
2 この要項に定めるもののほか、職員の通称名等の使用の取扱い等に関し必要な事項は、別に定める。
附則
1 この要項は、令和8年4月1日から施行する。
2 この要項の施行により、国立大学法人香川大学における旧姓使用の取扱いに関する要項(令和2年4月1日制定)は、廃止する。
別表
各部局等担当一覧
部局等 | 担当課・係 |
戦略室 広報室 ダイバーシティ推進室 大学連携e―Learning教育支援センター四国 イノベーションデザイン研究所 図書館 博物館 機構 拠点 学内共同教育研究施設 インターナショナルオフィス 保健管理センター 技術室 | 各組織を担当する課 |
法人本部 | 各課 |
監査室 | 監査室 |
教育学部 教育学部附属教職支援開発センター 教育学部附属高松小学校 教育学部附属坂出小学校 教育学部附属高松中学校 教育学部附属坂出中学校 教育学部附属特別支援学校 教育学部附属幼稚園 幸町地区統合事務センター事務課(北キャンパス担当) | 幸町地区統合事務センター事務課(北キャンパス担当)総務係 |
法学部 経済学部 大学院地域マネジメント研究科 幸町地区統合事務センター事務課(南キャンパス担当) | 幸町地区統合事務センター事務課(南キャンパス担当)総務係 |
幸町地区統合事務センター教務課 | 幸町地区統合事務センター事務課(北キャンパス担当)総務係 幸町地区統合事務センター事務課(南キャンパス担当)総務係 |
医学部 医学部附属病院 | 医学部総務課人事係 |
創造工学部 林町地区統合事務センター | 林町地区統合事務センター総務課庶務係 |
農学部 農学部附属農場 | 農学部庶務係 |
